HR goes digital – der am meisten unterschätzte Erfolgsfaktor für kleine und mittlere Unternehmen?

Die Bedeutung von HR für den Unternehmenserfolg wird massiv unterschätzt! Anders formuliert könnte man sagen: HR ist der wichtigste Erfolgsfaktor in Unternehmen. Hier gibt es reichlich Optimierungspotential, denn Personalarbeit und -prozesse sind oft sehr administrativ, wiederkehrend und manuell, damit zeitaufwendig und gleichzeitig fehleranfällig. Das muss aber nicht so sein! Abhilfe und Entlastung können digitale Tools und Lösungen wie etwa eine HR Software schaffen. Sie bieten mehr Raum für das Wesentliche: Den Mitarbeiter und seine Bedürfnisse! Damit wird der organisatorische Wandel eingeläutet von administrativer Verwaltung hin zum proaktiven Gestalten.

 

Relevanz von HR in Unternehmen: „Das bissl HR macht meine Assistentin auch grad noch!“

Beim Gespräch mit Unternehmern oder Geschäftsführern, aber auch mit Mitarbeitern unterschiedlicher Abteilungen eines Unternehmens, lernt man viel über den Bereich HR und Personalwesen. Insbesondere über den Stellenwert, genauer gesagt: den leider manchmal sehr geringen Stellenwert!

Vielleicht bekannte Zitate (neben der Überschrift des Abschnitts) aus dem Bereich HR lauten zum Beispiel: „Also, die Lohnabrechnung erledigt meine Frau!“ oder „Das kann man ja ganz gut outsourcen: Den Arbeitsvertrag macht der Anwalt und die Lohnabrechnung der Steuerberater!“ oder „Für HR haben wir eine Teilzeitkraft, die macht halt auch noch Office Management und so…“ oder „Head of HR? Ist das nicht ein bisschen übertrieben?“

Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, dann sind Sie durchaus in guter Gesellschaft. Allerdings ist dieser Zustand eher alarmierend, denn die Bedeutung von HR für den Unternehmenserfolg wird massiv unterschätzt! Aus eigener unternehmerischer Erfahrung wissen wir: HR ist einer der am meisten unterschätzten Erfolgsfaktoren im Unternehmen. Aber woran liegt das? Und wie kann man das Dilemma aufbrechen?

 

Heutige Talente sind zunehmend digital unterwegs, die HR Abteilung hinkt jedoch hinterher!

Das unternehmerische und innerbetriebliche Umfeld hat sich in den vergangenen Jahren fundamental verändert. Neue Treiber beeinflussen, wie Unternehmen ihre Mitarbeiter bedienen und einbinden müssen. Dies umfasst etwa organisatorische Veränderungen von Arbeitswelt und Arbeitskraft oder die vielfach bekannte Verschmelzung von Arbeit und Freizeit.

All dies prägt die aktuelle HR Realität: So nutzen heutige Talente zunehmend digitale Methoden und Kanäle, aber der Bereich HR ist noch immer massiv rückständig beim Einsatz digitaler Methoden, Tools und Lösungen! Drei prominente Beispiele aus einer Studie der Unternehmensberatung Capgemini (2014) machen das deutlich:

• Personalverwaltung: 72% der Unternehmen arbeiten noch immer mit der klassischen Personalakte in Papierform!
• Personalentwicklung: 80% nutzen noch immer einseitige Kommunikation und überholte Tools für Learning und Personalentwicklung!
• Recruiting: 75% vertrauen noch immer traditionellen Recruiting-Techniken!

Wäre es nicht wichtig, hier mehr zu investieren und die Potentiale besser zu nutzen?

 

Bekannte Situation im HR Bereich: Zu viel Aufwand, zu wenig Zeit, zu wenig Fokus!

Der unternehmerische Alltag jedoch zeigt: Führungskräfte beschäftigen sich tendenziell zu viel mit administrativen Aufgaben und auch der HR Bereich macht keine Ausnahme. Dazu zählen etwa Tätigkeiten wie „Personalakten ablegen“, „Urlaubslisten pflegen“, „Krankmeldungen verwalten“, „Lohnabrechnung vorbereiten“, „Feedbackgespräche planen“, „Personalentwicklung organisieren“, „Bewerber managen“ usw. Das Resultat ist bekannt: Mitarbeiter und Personalverantwortliche fühlen sich gefangen in HR Prozessen! Woran liegt das?

Personalarbeit und HR Prozesse sind oftmals sehr administrativ, wiederkehrend und manuell, damit zeitaufwendig und gleichzeitig fehleranfällig. Das gefährdet den Unternehmenserfolg, denn es fördert Intransparenz und Unzufriedenheit der Mitarbeiter, setzt einen falschen Fokus und führt zu langsamerem Wachstum. Was aber wäre eigentlich wichtig aus strategischer Sicht? Genau genommen sind es drei große Felder (ohne Rangfolge): (1) Recruiting und Personalauswahl, (2) Mitarbeiterbindung und -motivation sowie (3) Weiterbildung, Personal- und Teamentwicklung!

Dafür braucht es Zeit, Kapazität und Fokus – und freilich weniger Ablenkung durch administrative Tätigkeiten. Bei näherer Betrachtung des Mitarbeiter-Lebenszyklus, also die „Stationen“, die ein Mitarbeiter im Unternehmen durchläuft, erkennt man den Umfang und die Komplexität der Aufgaben im Bereich HR. Allein in den drei großen Bereichen Recruiting, Mitarbeiterverwaltung und Personalentwicklung warten eine Vielzahl unterschiedlichster, teilweise sehr herausfordernder Tätigkeiten und Herausforderungen darauf, geplant, angegangen und gelöst zu werden. Aber wie lässt sich all das strukturiert angehen?

 

Tools lösen keine Probleme! Aber Tools bieten Struktur!

Die Digitalisierung macht erfreulicherweise auch vor dem HR Bereich nicht halt. So gibt es zunehmend digitale Tools und Lösungen für unterschiedlichste HR Fragen und Aufgaben. Die Vielfalt allerdings ist immens und kann überfordern. Ein erster guter Ansatz sind Einzellösungen für ausgewählte Probleme, etwa für Stammdaten- und Mitarbeiterverwaltung, digitale Personalakte Mitarbeiterfeedback und Zielvereinbarungen oder Recruiting und Bewerbermanagement. In der Regel noch sinnvoller sind meist „Plattformen“ für wichtige HR Kernprozesse, die verschiedene Funktionalitäten in einem Software-System bündeln und vermeiden, dass identische Daten redundant in verschiedenen Einzellösungen gepflegt werden müssen.

Zunächst einmal ist es wichtig zu verstehen, dass Tools an sich keine Probleme lösen! Konkret bedeutet das, dass sich mit der Einführung einer HR Software nicht automatisch das dahinter liegende Problem in den Griff bekommen lässt. Viel wichtiger ist die Strategie und die Ziele, was man mit der HR Software konkret erreichen will. Dann kann man seine Handlungen danach ausrichten. Dennoch bieten Tools in der Regel Struktur und zudem strategischen Mehrwert. Sie helfen, Prozesse zu standardisieren, digitalisieren und automatisieren. Sie konsolidieren Informationen und schaffen damit Ordnung, Überblick und Transparenz. Und sie können unternehmerische Entscheidungen, etwa auf Basis von Reports und Statistiken, strategisch unterstützen. Aus diesem Grund ist es außerordentlich sinnvoll, sich mit der Einführung von digitalen Tools und Lösungen wie etwa einer HR Software zu beschäftigen.

 

Auf dem Weg von administrativer Verwaltung hin zum proaktiven Gestalten können auch schlanke, flexible und skalierbare Lösungen ohne hohe Kostenbindung einen wichtigen Beitrag leisten. Folgende Fragen sollte man sich stellen: Was sind die wesentlichen Herausforderungen und Aufgaben, die ich angehen und digitalisieren will? Welche wichtigen Entscheidungskriterien gibt es für die Einführung digitaler Tools und Lösungen wie eine HR Software?

 

Über den Autor:

David Hajizadeh ist treibende Kraft hinter dem Münchner Unternehmen staffboard (www.staffboard.com). Aus eigener unternehmerischer Erfahrung weiß er: Mitarbeiter sind zentraler Erfolgsfaktor, in jedem Unternehmen! Sein Ziel: Reduktion des administrativen HR Aufwands und mehr Zeit für strategische Themen: Personalauswahl, -bindung und -entwicklung!

staffboard bietet eine einfache, flexible und skalierbare Cloud- Software Plattform für Personalverwaltung, Recruiting und HR Kernprozesse, insbesondere ausgerichtet auf die Bedürfnisse von ambitionierten kleinen und mittleren Unternehmen.

Auch vor seiner Zeit als Gründer und Geschäftsführer von staffboard galt sein besonderes Interesse dem aktiven Austausch von Ideen rund um die Themen Unternehmertum, Innovation und (Digitale) Technologien – immer mit dem Fokus auf Menschen, und was es mit ihnen macht. Zusammen mit seinem Team bei staffboard will er junge Unternehmen und KMU noch erfolgreicher machen!