Hybride Meetings inklusiv gestalten: Gleiches Mitspracherecht für alle!
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Hybride Meetings inklusiv gestalten: Gleiches Mitspracherecht für alle!

Warum ist es so wichtig, dass wir uns über Inklusion Gedanken machen, wenn wir hybride Meetings planen und moderieren?

Ganz klar, der Tag wird kommen, wenn wir in die Büros zurückkehren und dort „wie gewohnt“ unsere Meetings abhalten werden. Es ist aber auch klar, dass sich unsere Meetings verändern werden, auch wenn wir wieder in einem physischen Büro sind. Schätzungen zeigen, dass die virtuelle Teilnahme an Meetings zunehmen wird. Das heißt, wir müssen uns auf vermehrte hybride Meetings einstellen. Einerseits müssen wir unsere Technologie dementsprechend aufstocken (360° Kameras, gutes Audiosystem), andererseits aber auch an unseren Kompetenzen arbeiten, wie wir hybride Meetings designen und moderieren. In diesem Blogbeitrag gehe ich auf ein paar Punkte näher ein, welche sich auf inklusive Meetings beziehen. Wir starten mit der Basis: die technologische Ausrüstung.

Die Basis: Technologie

Ohne technologische Tools wäre eine virtuelle oder hybride Zusammenarbeit gar nicht möglich, jedenfalls nicht, solange wir keine telepathischen Fähigkeiten haben. Im Jahr 2020 haben viele Organisationen bereits einiges in technologische Tools und Lizenzen investiert, die auch dazu führten, dass MitarbeiterInnen in virtuellen Meetings gut arbeiten konnten. Wir wissen aber auch, dass es für hybride Meetings ein paar weitere Aspekte zu beachten gilt.

👉 So weit, so gut: Virtuelle Meeting Lizenzen wurden bestellt und nun auch verlängert, damit starten wir!

👉 Gute Ausstattung mit Headsets sowie Meetingräumen mit sehr gutem Soundsystem sind für virtuelle Meetings wichtig, aber für hybride Meetings essenziell! Für guten Sound empfehle ich gerne auch Apps wie beispielweise „krisp“ zu testen. TeilnehmerInnen vor Ort müssen sich bewusst sein, dass alle Geräusche vor Ort (Stuhl rücken, Flüstern etc.) in den virtuellen Raum übertragen werden.

👉 On-site TeilnehmerInnen können bestenfalls die KollegInnen vor Ort sehen, aber auch die KollegInnen, welche sich online einloggen, z.B. über eine Video-Konferenzwand. Wenn dies nicht vorhanden ist, besteht natürlich auch immer die Möglichkeit, den virtuellen TeilnehmerInnen über einen extra Laptop einen Platz am Tisch zu geben.

👉 360° Audio und Video für online TeilnehmerInnen. Meeting-Owls gewährleisten ein Videokonferenzsystem mit 360° Sicht und Audio für großartige Meetings, wie mit einer 1080p Full HD Weitwinkel Kamera, Autofokus und Zoom auf mehrere Sprecher, Mit 8 integrierten Mikrofonen, Plug&Play-Installation per USB-Kabel, kompatibel mit Zoom, Slack, GoToMeeting, Teams…

👉 Für den/die Meeting ModeratorIn empfehle ich gerne einen geteilten oder zweiten Bildschirm zu benutzen, damit einerseits die virtuellen TeilnehmerInnen gut im Blick behalten werden und andererseits auch die Dokumente gut bearbeitet werden können, welche für das Meeting nötig sind. Der/die ModeratorIn sollte jedenfalls auch zusätzlich die eigene Webcam benutzen.

Inklusion in hybriden Meetings: Wie schaffe ich es, dass sich auch alle mitgenommen fühlen?

Ich bin davon überzeugt, dass richtig gute Ergebnisse in Meetings nur erzielt werden können, wenn sich alle Teilnehmenden angesprochen und einbezogen fühlen. In hybriden Meetings müssen wir ein paar weitere Dinge berücksichtigen, um dies zu erreichen.

👉 Informieren Sie alle Teilnehmenden im Voraus darüber, welche Tools verwendet werden. Wenn man zum Beispiel interaktiv an digitalen Whiteboards wie Miro arbeiten möchte, sollte jeder versuchen, am Notebook oder Computer zu sitzen (Whiteboards funktionieren auf Tablets einfach noch nicht so gut…)

👉 Beginnen Sie Ihr Meeting mit einem Check-in, bei dem jeder die Möglichkeit bekommt, gesehen und gehört zu werden. Stellen Sie sicher, dass auch alle das Tool oder Whiteboard verwenden können.

👉 Während dem Meeting fragen sie öfter nach der Meinung der remoten TeilnehmerInnen, ob via direkte Ansprache oder im Chat durch einen Co-ModeratorIn. In einigen Unternehmen arbeiten wir auch mit einem Buddy-System, d.h., Vor-Ort Teilnehmende haben eine remote KollegIn zugewiesen bekommen, um die er/sie sich „kümmern“ soll. So soll sichergestellt werden, dass der/die KollegIn auch die Möglichkeit hat, sich einzubringen.

👉 Vereinbaren Sie in Ihrem Team sinnvolle Besprechungsregeln. Meine wichtigste Regel hier: “Remote First”. Das bedeutet, dass ich das Meeting so designen und moderieren muss, dass meine virtuellen TeilnehmerInnen die Möglichkeit haben, sich aktiv einzubringen. Wir wissen, dass sich die TeilnehmerInnen vor Ort einfacher einbringen, sich mehr angesprochen fühlen und an Diskussionen teilnehmen. Das heißt auch hier ist es wichtig, als ganz klare Regel aufzustellen, dass beispielsweise die virtuellen TeilnehmerInnen immer zuerst gefragt werden.

👉 Eine gleichmäßig wechselnde Zusammensetzung innerhalb eines Teams zwischen virtuellen Teilnehmern und Teilnehmern vor Ort kann die Vor- und Nachteile ausgleichen. Ist es möglich, dass jeder irgendwann vor Ort ist?

👉 Vergessen Sie nicht, auch vor hybriden Meetings auf asynchrone Kommunikation zu setzen. TeilnehmerInnen bekommen eine Aufgabe, bereiten sich auf das Meeting vor und sind somit auch gleich aktiv eingebunden – nicht erst im Meeting, sondern bereits davor. Und in der Besprechung können Sie sich dann auf die Diskussion selbst konzentrieren.

Was gilt es noch zu beachten?

In hybriden Meetings gilt es auch klar(er) zu definieren, wer übernimmt welche Rollen während dem Meeting. Die Meeting Agenda unterliegt neuen Spielregeln und der/die ModeratorIn muss auch neue Methoden anwenden, damit alle TeilnehmerInnen aktiv dabei sind.

Mehr zu Technik und Rollen in hybriden Meetings in folgendem Blogbeitrag (englisch) „How to master hybrid meetings?“

 

Über die Autorin

Dr. Barbara Covarrubias Venegas ist Expertin für Neue Arbeitswelten und virtuelle Führung. Sie definiert sich selbst als „Virtual Enthusiast“ und vereint nun ihre jahrelangen Forschungsergebnisse mit praktischen Ansätzen in ihren Vortrags- und Beratungstätigkeiten. Als Forscherin und Praktikerin widmet sie sich vor allem den Themen Neue Arbeits- und Lernwelten, globale virtuelle Teams, Positive Leadership & Kultur allgemein. Bekannt wurde sie unter anderem für ihr einzigartiges Konzept “Dance your way into leadership”.

Als Keynote Speaker und Executive Coach arbeitet Barbara mit und für Unternehmen wie Wiener Stadtwerke, ORF Salzburg, WIFI Management Forum, Unicredit, Raiffeisen und vielen mehr. Sie begleitet Unternehmen in der digitalen Transformation hin zu hybriden Organisationen. Als Trainerin und Lernexpertin designed Barbara seit Jahren virtuelle Lernreisen. Ihr Award Winning globales Lehrprojekt mit über 600 Studierenden aus 22 Ländern, die Global Case Study Challenge, ist eines der größten #virtualexchange #COIL Projekte Europas.

Webpage: www.barbaracv.com and www.virtualspacehero.com
LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/barbaracv 

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