Stellen Sie sich vor, Sie sind ein HR-Team von 2 Personen und sollen quasi über Nacht 30 neue Mitarbeiter:innen und innerhalb kurzer Zeit Ihren Personalstand von 90 auf 650 Mitarbeiter:innen versiebenfachen. Stellen Sie sich weiter vor, Sie wissen vorab nicht, wie lange Sie diese Mitarbeiter:innen benötigen werden, weil Sie selbst für den Auftrag, den das Unternehmen erfüllen soll, in kurzen Zeitabständen Informationen über die weitere Dauer und Dimension des Projekts bekommen.

Auf den ersten Blick scheint das wie eine unlösbare Aufgabe. Wir haben diese Mammutaufgabe im Austria Center Vienna im Zuge Österreichs größter Test- und Impfstraße für das administrative Personal gemeistert. Hier erfahren Sie wie:

Intern Hilfe holen

Kurz nach einem internationalen Pilotprojekt wurde das Austria Center Vienna gemeinsam mit dem Arbeiter Samariter Bund von der Stadt Wien für die Durchführung Österreichs größter Test- und Impfstraßen beauftragt. Um den großen und stark wachsenden Bedarf an Mitarbeiter:innen zu rekrutieren, zog man im Austria Center Vienna an einem Strang und Mitarbeitende anderer Abteilungen unterstützten das kleine HR-Team. Kolleg:innen aus den Bereichen Sales und Facility Management führten nach einem von HR vorgefassten Interviewleitfaden erste Telefongespräche mit den Bewerber:innen durch. Die kaufmännische Abteilung und Rechtsabteilung unterstützten im Vertragswesen und Abklärung rechtlicher Belange. Mit dieser Unterstützung aus anderen Abteilungen konnte das HR-Team kurzfristig ihre Manpower für das Rekrutieren vervielfachen.

Neue Strukturen und Personalverwaltungssysteme aufbauen

Aufgrund der befristeten Beauftragung der Stadt Wien – jeweils für wenige Monate – und der flexiblen Abrufbarkeit einer unterschiedlichen Anzahl an Impf- und Testmöglichkeiten, erforderte dies auch beim Personal eine hohe Flexibilität und damit die laufende Verlängerung von befristeten Dienstverträgen. Um hier besser rekrutieren und servicieren zu können, wurden daher in die HR-Abteilung bis zu 8 weitere Personen an Board geholt. Hier hatten wir das Glück, eine tolle Recruiterin und Personaldisponenten mit jahrelanger Erfahrung für uns gewinnen zu können. Gemeinsam wurde die Personalverwaltung der Test- und Impfstraße, die aufgrund unterschiedlicher Zeitmodelle und Schichtsysteme sehr komplex wurde, mit einem neuen Verwaltungssystem auf bessere Füße gestellt.

Auch das Team der externen Lohnverrechnung wurde um eine weitere Mitarbeiterin für das Projekt aufgestockt. Wesentlich war auch der Aufbau neuer Teamstrukturen, um kleine Führungsspannen und damit eine gute Steuerung der Organisation sicherzustellen. Das dynamische Umfeld machte es besonders wichtig, auf das Wohl der Mitarbeitenden zu achten. Sie waren schließlich direkt im Geschehen, direkt bei den „Kundinnen“ und „Kunden“ und konnten so ein professionelles Bild der Organisation weitertragen

Synergien mit Projektpartner:innen nutzen

Das Austria Center Vienna stellte bei den Test- und Impfstraßen das administrative Personal. Zusätzlich kamen im Projekt 600 Mitarbeiter:innen vom Arbeiter Samariter Bund, der Stadt Wien und Ärzte zum Einsatz. Um Synergien noch besser ausnutzen zu können, wurde das Personal für die Test- und Impfstraßen ab April 2022 beim Arbeiter-Samariter-Bund gebündelt. Das ermöglichte dem Austria Center Vienna wieder einen stärkeren Fokus auf das Kerngeschäft, nämlich Veranstaltungen, das ab da wieder anlief. Besondere Talente der Test- und Impfstraßen konnten – vor allem im Bereich Eventmanagement – ins Kernteam aufgenommen werden.

Insgesamt standen die Test- und Impfstraßen im Auftrag der Stadt Wien im Austria Center Vienna von Dezember 2020 bis März 2023 an 7 Tagen die Woche von 7.00-19.00 Uhr zur Verfügung. Zu Spitzenzeiten wurden 19.000 Personen an einem Tag getestet und bis zu 15.000 Impfungen durchgeführt. Insgesamt wurden über 2,2 Mio. Impfungen im Austria Center Vienna durchgeführt.

Über die Autorinnen
Unternehmenskultur

v.l. Petra Buranich und Christina Karner

Petra Buranich ist Personalistin mit Leib und Seele, hat viel Erfahrung durch unterschiedliche HR-Rollen in diversen Unternehmen und ist seit September 2022 Head of HR im Austria Center Vienna. Ihre Herangehensweise ist lösungsorientiert gepaart mit viel Humor und Leichtigkeit. Die Learnings aus dem Projekt Test- und Impfstraße wird sie weiterhin in die zukünftige HR-Arbeit einfließen lassen.

Christina Karner ist leidenschaftliche HR-Generalistin und seit April 2020 im Austria Center Vienna tätig. Im Zuge des Projekts Test- und Impfstraßen konnte sie ihre Vorerfahrung aus dem Produktionsbereich einbringen und sich bis zu ihrer Karenz zur HR-Leitung weiterentwickeln. Derzeit fungiert sie in Elternteilzeit als Stv. Head of HR und ist stolz darauf, dass mit dem Leuchtturmprojekt ein wesentlicher Beitrag zur Pandemie geleistet werden konnte.

Du bist neugierig geworden, und möchtest mehr über den HR Award wissen?

Hier findest du alle Infos: https://hr-award.at/