Vom Onboarding zur Beförderung, einem Umzug des Arbeitsplatzes bis zum Tag, an dem das Arbeitsverhältnis endet: Mitarbeitende durchlaufen viele unterschiedliche Stationen während ihrer Karriere in einem Unternehmen – und Personalverantwortliche wissen schon lange wie wichtig es ist, Mitarbeitenden bei diesen Meilensteilen wirklich zu unterstützen.

Heute aber geht es um noch mehr

In Zeiten der “stillen Kündigung”, steigenden Erwartungen der Mitarbeitenden und einer umfassenden Neuorganisation von Arbeitskonzepten “sind es vor allem die kleinen Dinge, die wirklich einen Unterschied machen”, sagt Ellie Bernasconi, Workday Product Marketing Manager. “Es kann etwas so Einfaches sein, wie den ersten Mentor zu finden oder eine Auszeit zu nehmen, wenn man sich ausgebrannt fühlt, oder sogar eine Spesenabrechnung einzureichen, die reibungslos und einfach abläuft.”

Während die großen Stationen leicht zu erkennen sind, ist es für ausgelastete HR-Teams weitaus schwieriger, die subtilen, aber bedeutsamen alltäglichen Momente zu identifizieren.

Um diese Aufgabe zu erleichtern, nutzen Unternehmen zunehmend Technologien, die umfangreiche Mitarbeiterdaten wie demografische Daten, Leistungskennzahlen, Stimmungsumfragen, Verhaltensmuster, Interaktionen und Qualifikationsdaten zusammenführen. Außerdem wenden sie ausgefeilte Datenanalysen auf diese Personaldaten an, um Erkenntnisse zu gewinnen, die zu spezifischen Aktionen bewegen.

Worauf sollten Unternehmen achten, wenn sie aus ihren Personaldaten das meiste rausholen wollen, um so die Erfahrungen ihrer Mitarbeitenden bei den großen und kleinen Momenten zu verbessern? Auf der Workday Rising Europe gaben Bernasconi und Cormac Kelly, Produktmanager bei Workday, Einblicke in eine ganzheitliche Perspektive und proaktive Haltung, die Unternehmen jetzt anwenden können, um diesen Herausforderungen zu begegnen.

Um Ihre Mitarbeitenden vollständig zu verstehen, sind einheitliche Daten erforderlich

Einfache demografische Daten mögen ausreichen, wenn Sie die Geburtstage Ihrer Mitarbeitenden oder Jahrestage feiern wollen. Aber sie reichen nicht aus, wenn Sie herausfinden wollen, was Ihre Mitarbeitenden von einer neuen Richtlinie am Arbeitsplatz oder ihrer aktuellen Arbeitsbelastung halten, wie sich ihre Produktivität oder ihr Engagement im Laufe der Zeit entwickelt, welche Ambitionen und Interessen sie haben – und viele andere Dinge.

„Wie hören Sie zu, um zu erfahren, worüber Mitarbeitende sich im Moment Gedanken machen?” fragte Kelly. „Die Antwort ist, dass man nach Daten über das Engagement und nach Erkenntnissen über das Engagement in Bereichen sucht, die nicht notwendigerweise transaktionsbezogen sind.”

Verfälschte Ergebnisse

Denn wenn man ausschließlich transaktionsbezogen misst, führt das gegebenenfalls zu verfälschten Ergebnissen, die nicht den gesamten Kontext abbilden. Es kann sein, dass dabei das, was den Mitarbeitenden wirklich beschäftigt, nicht erfasst wird. Das bedeutet, dass Sie die jährliche Mitarbeiterbefragung zugunsten intelligenter Tools aufgeben müssen, die aktiv den Puls der Präferenzen, Wahrnehmungen und Stimmungen der Mitarbeitenden mit einer mehrdimensionalen, aktuellen Datenerfassung überwachen.

Workday Peakon Employee Voice zum Beispiel nutzt eine semantische Suche mit fortschrittlicher natürlicher Sprachverarbeitung, um Trends in den Kommentaren der Mitarbeiter schnell zu analysieren und aufzuzeigen. Bernasconi merkt an, dass “ das System den Gefühlen der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen auf den Grund geht“, ohne dass eine intensive manuelle Überprüfung durch Manager oder die Personalabteilung erforderlich ist.

Umfassenderes Bild der Mitarbeiter:innen

Je mehr Personaldaten Sie vereinheitlichen und analysieren können, desto umfassender wird das Bild der Mitarbeitenden. Um zu beurteilen, ob die aktuellen Richtlinien für hybride Arbeitsformen funktionieren, fügen die Stimmungs- und Engagement-Werte der Mitarbeitenden der Analyse eine wichtige Dimension hinzu. Aber können Sie auch sicher Daten darüber erfassen, welche Mitarbeitenden wann das Büro betreten? Können Sie Kalenderdaten einbeziehen, um festzustellen, wie viel Zeit die Personen in Online-Meetings verbringen? Wenn diese Datensätze vereinheitlicht werden – und nicht in Datensilos stecken -, „können die Mitarbeiterteams mit dieser ganzheitlichen Sichtweise sicherstellen, dass ihre Strategie auf die Wünsche der einzelnen Mitarbeitenden zugeschnitten und personalisiert ist“, so Bernasconi.

Die Unterstützung von Managern ist genauso wichtig

Self-Service-Erfahrungen für Mitarbeitende sowie automatisierte Hinweise und Erinnerungen, die direkt in den Arbeitsablauf integriert sind, können die Erfahrung der Mitarbeitenden verbessern, ohne die Personalabteilung zusätzlich zu belasten.

Es ist jedoch von entscheidender Bedeutung, dass Workforce-Tools die Rolle der Manager anerkennen und aufwerten, indem sie ihnen „einen zentralen Bereich bieten, in dem sie Informationen für sich selbst entdecken können, um ihre eigene Produktivität zu steigern und ihre Teams zu unterstützen“, so Kelly.

Ein zentrales Dashboard ermöglicht es Managern, alles zu sehen, was sie in Bezug auf ihr Team brauchen, einschließlich der Kompetenzen und Stimmungswerte der Mitarbeiter, sowie umsetzbare Erkenntnisse, die ihnen helfen, das Engagement und die Entwicklung ihrer Mitarbeitenden zu verbessern. Stellen Sie sich zum Beispiel einen Mitarbeiter vor, der nach Informationen zum Elternurlaub sucht und eine personalisierte Anleitung erhält, wie er diesen Prozess einleiten kann. Sein Vorgesetzter würde ebenfalls personalisierte Inhalte erhalten, um den Mitarbeiter und das Team in den kommenden Monaten zu unterstützen.

Case Management kann eine Schatzgrube für kontinuierliche Verbesserungen sein

Weniger ist oft das Ziel beim Casemanagement. Und in der Tat hat Workday vor kurzem dynamische Vorschläge in den Prozess der Case-Erstellung eingeführt, so dass den Mitarbeitenden relevantere Inhalte präsentiert werden, die die Frage beantworten könnten, warum sie überhaupt einen Case eröffnet haben. Wenn Sie sich jedoch hauptsächlich auf das Volumen der Fälle konzentrieren, könnten Sie relevante Erkenntnisse über die Mitarbeiter übersehen – und die Gelegenheit, Maßnahmen zu ergreifen.

Unternehmen können Erkenntnisse gewinnen – und proaktive Maßnahmen ergreifen – indem sie ihre eigenen Metriken zu Falltypen analysieren, Fallkennzeichnungen verwenden, um Themen zu verfolgen, oder Fallkennzeichen verwenden, um Qualitätsprüfungen auszulösen.

Die kontinuierliche Verbesserung ist natürlich nicht auf den Bereich des Case Management beschränkt. Da immer mehr Unternehmen Arbeitstechnologien einführen, um mit den sich ändernden Bedürfnissen und Wünschen der Mitarbeitenden Schritt zu halten, wird sich der Bedarf an neuen Anwendungsfällen und neuen Funktionen wahrscheinlich weiterentwickeln. Kelly begrüßt diese Entwicklung, denn er ist der Meinung, dass die Zukunft der Arbeit in der Mitgestaltung liegt. „Beteiligen Sie sich also bitte an Brainstormings, Fokusgruppen und Diskussionen“, sagte er. „Und ein großes Lob an unsere Kunden der ersten Stunde, die uns mit ihrem Rat und ihren Erkenntnissen geholfen haben, dorthin zu kommen, wo wir heute stehen.”

Wenn sich das Team angesichts des nahenden Elternurlaubs überlastet fühlt, würde ein zentrales Dashboard sowohl diese Erkenntnisse aufzeigen als auch Empfehlungen geben, wie das Problem angegangen werden kann, bevor es akut wird. Ohne das Risiko, viel Zeit auf manuelle Analysen aufzuwenden, kann der Manager schnell Maßnahmen ergreifen, z. B. einen Fall eröffnen, um nach der Einstellung von externen Mitarbeitern zu fragen. Und nach Beendigung der Elternzeit erhalten sowohl der Mitarbeiter als auch die Führungskraft personalisierte Inhalte, die sie bei diesem Übergang unterstützen.

Hör dich mal rein, zu diesem Thema gibt es einen Podcast: Business Rockstars – Wie Sie in der HR durch unsichere Zeiten navigieren – die neue Arbeitswelt zum Hören.

Wie wir Arbeit in den Unternehmen organisieren, was wir darunter verstehen, welche Bedeutung wir ihr geben – das alles ändert sich gerade rasant. Sie hören von Experten der Branche: Janina Kugel, ehemalige CHRO, und nun Aufsichtsrätin, Advisor und Speakerin; Sandrine Michelmore, Director Human Capital Consulting bei Deloitte; Rainer Hallenberger, Group VP HR & Corporate Development bei CHT Group u.a.; Sie alle bringen ihre einzigartige Expertise ein und vermitteln wertvolle Einsichten.

Über die Autorin
Unternehmenskultur

Anja Fordon

Anja Fordon schreibt als Workday-Autorin über Unternehmens- und Technologietrends, wobei ihr Schwerpunkt auf der DACH-Region liegt.