Personaldaten & DSGVO: die 8 wichtigsten Speicherfristen
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Personaldaten & DSGVO: die 8 wichtigsten Speicherfristen

Zu den Must-Haves des HR-Managements gehört es, arbeitsrechtliche Regelungen und Entwicklungen im Blick zu haben. Und dies macht sich bezahlt: pro Jahr berät allein die Arbeiterkammer mehr als 1 Mio. Arbeitnehmer und erstreitet bei Arbeitsrechtsfehlern mehr als 70 Mio. Euro von Unternehmen.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die am 25. 5. 2018 in Kraft trat, eröffnet eine weitere juristische Front im arbeitsrechtlichen HR-Bereich. Sie verlangt, dass personenbezogene Daten nicht länger als nötig gespeichert werden. Keine Löschpflicht besteht insbesondere, wenn die Daten zB zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung notwendig sind. Grundsätzlich gibt es keine allgemeine Bestimmung, die den Arbeitgeber dazu verpflichtet, sämtliche Unterlagen, die das Arbeitsverhältnis betreffen, aufzubewahren. Es gibt jedoch spezielle Fristen, die die Aufbewahrung ganz bestimmter Unterlagen oder Aufzeichnungen betreffen. Durch sie ist gewährleistet, dass bei einem Rechtsstreit entsprechende Beweismittel vorgelegt werden können. Es folgt eine Auflistung wichtiger Verjährungs- und Aufbewahrungsfristen aus dem Arbeits- und Lohnabgabenrecht.

1.       Dokumentation von Vorfällen, die die Dienstnehmerhaftpflicht auslösen können: 6 Monate bzw 3 Jahre

Im Bereich der Dienstnehmerhaftpflicht sieht § 6 DHG vor, dass auf einem minderen Grad des Versehens beruhende Schadenersatz- oder Rückgriffsansprüche zwischen Dienstgeber und Dienstnehmer erlöschen, wenn sie nicht binnen sechs Monaten nachdem sie erhoben werden können, gerichtlich geltend gemacht werden. Ansonsten gilt grundsätzlich eine Verjährungsfrist von drei Jahren.

2.       Dokumentation einer vorzeitigen Beendigung: 6 Monate

Ersatzansprüche aus einer vorzeitigen Beendigung des Arbeitsverhältnisses (Schadenersatzansprüche, Kündigungsentschädigung) sind (ebenso Ersatzansprüche aufgrund diskriminierender Beendigung des Arbeitsverhältnisses) nach § 34 AngG binnen sechs Monaten geltend zu machen.

3.       Dienstzeugnis: 30 Jahre

Der Anspruch des Arbeitnehmers auf Ausstellung eines Dienstzeugnisses verjährt gemäß § 1479 ABGB erst nach 30 Jahren. Der Arbeitnehmer kann demnach bis zu 30 Jahre nach dem Dienstverhältnisende ein sogenanntes schlichtes Dienstzeugnis, nicht aber ein detailliertes, qualifiziertes Dienstzeugnis vom ehemaligen Arbeitgeber verlangen. Dies beinhaltet folgende Daten:

  • Name, Geschlecht, Geburtsdatum, Wohnadresse des Arbeitnehmers
  • Firmenwortlaut und Adresse des Arbeitgebers
  • Dauer des Arbeitsverhältnisses (von … bis)
  • Art der Arbeitsleistung (Tätigkeitsbeschreibung)

Hier finden Sie eine Übersicht wichtiger Punkte sowie Checkliste und Muster zum Dienstzeugnis.

4.       Arbeitsunfälle: 5 Jahre

Aufzeichnungen und Berichte über tödliche und weitere Arbeitsunfälle, die zu einer Verletzung eines Arbeitnehmers mit einem Arbeitsausfall von mehr als drei Kalendertagen führen, sind mindestens fünf Jahre aufzubewahren (§ 16 Abs 2 ASchG).

5.       Jugendlichenverzeichnis: 2 Jahre

Das Jugendlichenverzeichnis ist bis zum Ablauf von zwei Jahren nach der letzten Eintragung aufzubewahren (§ 26 Abs 2 KJBG).

6.       Arbeitskräfteüberlassung: 5 Jahre

Die Aufzeichnungen über die Überlassung von Arbeitskräften sowie die Ausfertigungen der Dienstzettel und der Mitteilungen gemäß § 12 AÜG sind bis zum Ablauf von fünf Jahren nach der letzten Eintragung aufbewahren.

7.       Diskriminierung: 6 Monate bzw 3 Jahre

Dokumentation im Zusammenhang mit Bewerbung, Beendigung des Arbeitsverhältnisses, Entgelt und Sozialleistungen

Ansprüche auf Ersatz wegen diskriminierender Ablehnung einer Bewerbung, Beförderung oder diskriminierender Beendigung des Arbeitsverhältnisses sind binnen sechs Monaten gerichtlich geltend zu machen.
Für Ansprüche auf Ersatz wegen diskriminierender Schlechterstellung beim Entgelt, freiwilligen Sozialleistungen, Schulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen oder sonstigen Arbeitsbedingungen gilt die dreijährige Verjährungsfrist des § 1486 ABGB.

Hier finden Sie eine Übersicht zu den Rechtsfolgen bei Verletzung des Gleichbehandlungsgebotes.

Dokumentation von Belästigung

Ansprüche auf Ersatz wegen diskriminierender Belästigung sind binnen eines Jahres geltend zu machen. Ansprüche wegen sexueller Belästigung sind binnen drei Jahren gerichtlich geltend zu machen.

8.       Entgelt & Abgaben: 7 Jahre

Das Arbeitnehmerentgelt und dessen Abrechnung (Lohnsteuer, DB, DZ, Kommunalsteuer sowie Sozialversicherungsabgaben) verlangen eine genaue Dokumentation und Aufzeichnungen über Einstufungen, Arbeitszeiten, Reisekosten oder Prämienvereinbarungen etc.

Forderungen der Arbeitnehmer wegen des Entgelts verjähren binnen drei Jahren. Auch die Verfolgungsverjährung der strafbaren Unterentlohnung beträgt gemäß § 29 LSD-BG ebenfalls drei Jahre ab der Fälligkeit des Entgelts, bzw ein Jahr ab Nachzahlung.

Hier finden Sie eine Übersicht und Checkliste zu Entgelt – Verjährung und Verfall, bzw. Lohn- und Sozialdumping.

Für das Finanzamt sind Bücher, Aufzeichnungen und dazugehörige Belege allerdings sieben Jahre aufzubewahren; darüber hinaus sind sie noch so lange aufzubewahren, als sie damit zusammenhängende anhängige Verfahren betreffen. Auch im Bereich der Sozialversicherung ergibt sich eine 7-jährige Aufbewahrungsfrist.

Aus diesem Grund sollten Aufzeichnungen zumindest für sieben Jahre aufbewahrt werden.

Verstöße gegenüber der Finanzbehörde ­–  Verjährungsfristen gemäß BAO:

Die für Lohnabgaben relevante Verjährungsfrist beträgt fünf Jahre. Soweit eine Lohnabgabe hinterzogen ist, beträgt die Verjährungsfrist zehn Jahre. Die Verjährungsfrist beginnt mit dem Ablauf jenes Jahres zu laufen, in dem der Abgabenanspruch entstanden ist. Werden nach außen erkennbare Amtshandlungen (zB Bescheide, Befragungen etc) von der Abgabenbehörde unternommen, so verlängert sich die Verjährungsfrist um ein Jahr.
Weiters ist geregelt, dass das Recht auf Festsetzung einer Abgabe spätestens zehn Jahre nach Entstehung des Abgabenanspruches verjährt (= absolute Verjährung). Das bedeutet, dass mit Ablauf dieser 10 Jahre die Verjährung ohne Rücksicht auf eingetretene Unterbrechungen und Hemmungen wirksam wird und die Finanzbehörde die Abgabe nicht mehr festsetzen darf.

Verstöße gegenüber der Sozialversicherung – Verjährungsfristen gemäß ASVG:

Sozialversicherungsbeiträge verjähren prinzipiell binnen 3 Jahren. Liegt ein Meldeverstoß im Bereich der Sozialversicherung vor – hat also der Dienstgeber Angaben über Versicherte bzw deren Entgelt nicht innerhalb der einzuhaltenden Meldefristen gemacht -, beginnt die Verjährungsfrist erst mit dem Tag der verspäteten Meldung zu laufen. Die Verjährungsfrist verlängert sich auf fünf Jahre, wenn eine schuldhafte Meldepflichtverletzung vorliegt.
Die Verjährung wird durch jede zum Zwecke der Feststellung getroffene Behördenmaßnahme unterbrochen, sobald der Zahlungspflichtige hiervon in Kenntnis gesetzt wird. Die Verjährung ist gehemmt, solange ein Verfahren in Verwaltungssachen bzw vor Gericht über Fragen der Pflichtversicherung bzw zur Zahlung von Beiträgen anhängig ist.
Während bei der Unterbrechung die Verjährungsfrist nach Ende des Unterbrechungszeitraums neu zu laufen beginnt, wodurch vorherige Verjährungszeiten verloren gehen, wird bei der Hemmung die Verjährungsfrist nach Wegfall des Hemmungsgrundes fortgesetzt.

Abfertigung

Unabhängig von den arbeits- und abgabenrechtlichen Verjährungsfristen empfiehlt die ARD Redaktion zusätzlich pro MitarbeiterIn ab Beginn des Arbeitsverhältnisses eine lückenlose Dokumentation der vereinbarten Wochenstundenanzahl. Denn bei der Berechnung der Abfertigung kann es bei Sonderfällen nötig sein, die durchschnittliche Arbeitszeit über das gesamte Dienstverhältnis zu berechnen (zB § 14 Abs 4 AVRAG).

Postskriptum: Eine juristisch detailliertere und weiterführende Auflistung finden Sie bei der Arbeitsrechtzeitschrift ARD.

Über die Autorin:

Die Autorin Mag. Bettina Sabara ist Redakteurin der arbeitsrechtlichen Fachzeitschrift ARD (Aktuelles Recht zum Dienstverhältnis), hat mehrere Fachbücher verfasst und ist verantwortlich für das Update der Personalrecht-Inhalte am Onlineportal Lexis 360®. Im Beitrag gibt sie einen Überblick über wichtige bundesgesetzliche Aufbewahrungsfristen bei Personendaten, die – so wie bisher – auch nach Inkrafttreten der DSGVO zu beachten sind.

 

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